こんにちは、マークリサーチの柴田です。
日本営業所を登記する際、または登記後も変更登記を行なう際に公証した宣誓供述書を準備する必要があります。
公証手続きは、米国の公証人か在東京アメリカ大使館の職員によって行われます。日本国内であれば、大使館(*)ということになりますが、これが結構面倒ですよね。（*状況によっては、在那覇アメリカ総領事館でも可）
東京近郊にお住まいの方であっても半日程度の時間を犠牲にしなければなりません。これはまだ良いほうで、地方にお住まいであれば1～2日間必要な場合もありますし、更に交通費や宿泊費もかかってしまいます。
そのような中、米国バージニア州の公証人事務所がオンライン公証を開始しました。実際に試してみたところ、自宅で、かつ僅か10分間で手続きが完了しましたので、皆さんに情報共有したいと思います。
アメリカはつくづく進んでいると実感しますね。今までも、米国に滞在中であれば、24時間公証人が自宅まで来てくれるサービスが普通にありました。日本の公証人役場とは大きな差を感じます。
オンライン公証について
オンライン公証を行なっている事業者は米国バージニア州のNotaryCam (URL https://www.notarycam.com/)です。バージニア州政府は、2012年7月、映像による遠隔の公証を合法としました。
NotaryCamによる公証手続きは、ウェブカメラと電子署名の技術を利用します。公証したい書類をアップロードし、公証後、電子署名された書類をダウンロードします。
まずは基本的な情報
業務時間は米国（東部）時間で毎日8:00～23:00です。日本時間では、22:00～翌日13:00（夏季[概ね4月～10月]：21:00～翌日12:00）となります。日本の午前中であれば、手続きできるようです。
必要なシステム要件は次のとおりです。
・機材：Webカメラ内蔵または外付けディスクトップ, ノート型PC (Windows, Mac)
・ブラウザ：Google Chrome
身分証明証としてパスポートを準備してください。また、あとでパスポートの画像データをメールするよう求められますので、スキャンしておいたほうがスムーズです。
料金は、米国内 25ドル、米国外 79ドルです。
実際に手続きしてみた
結論から申し上げると、驚くほどに簡単でした。時間で言うと僅か10分です。私の場合、福岡から東京の大使館に出向く時間と交通費を大幅削減できることになります。
手順をご説明します。
サイトの「Let’s Get Started」をクリックします。
- アカウント作成に必要な項目を入力し、公証する書類をアップロードします。
- 更に住所など必要な項目を入力し進みます。SSNは米国の社会保障番号です。SSNを所持していない場合は、「無し」で進みます。
- 公証人とオンラインで面会する時間を指定することができます。「すぐに面会する」を選択してみました。
- 画面にアップロードした書類が表示され、その横にチャットボックスが現れます。
- すぐに「SSNを所持していない場合、パスポートの画像データをメールしてください」とのチャット連絡が来ました。
- 「メールしました」と送信し、暫くするとビデオによるやり取りが始まりした。
- 始めは簡単な挨拶を交わし、私が電子署名するよう求められます。私の名前のいくつかの書体による署名が表示されますので、好きな書体を選択し、署名欄にドラッグします。
- 軽い雑談を行ないながら、向こう側で公証の手続きを進めてくれます。宣誓供述書の内容や公証目的を聞かれることは一切ありません。
- 公証が完了しました。「これでいいですか？」と聞かれ、「はい」と返事するとダウンロードする方法を教えてくれました。以上で手続き完了です。
簡単な英会話力が必要です。ご心配であれば、英語が得意な方に頼んで、横で通訳してもらえば何ら問題ありません。
皆様へ情報提供のお願い
この公証方法が有効であれば、地方在住の方はもとより、東京近郊の方にも大幅な負担と経費の削減になることは確かでしょう。
ただし、ご存じのとおり日本は原本主義です。当面は法務局がオンラインによる認証に対しどのような判断を行なうか、登記に余計な時間が掛からないか心配な面があります。
是非、当方法による登記事例数を増やし、誰もがスムーズに登記できるようにしたいのです。
そこで、オンライン公証した宣誓供述書で問題無く登記できたとか、課題などの情報をお寄せいただければ幸いです。
※当記事執筆時点では、まだ日本の登記所が問題無く受理するか検証できておりません。トライされる場合は、この点ご了承の上、お願いします。
